Een project stoppen is ook een goed advies!

Het internationale project begon als een sprookje. Immers, de vraag kwam direct bij de Raad van Bestuur (RvB) vandaan. Commitment en mandaat verzekerd. Fijn was ook het feit dat van alle betrokken locaties, alleen die van de RvB (mediterrane omgeving) hoefde te worden bezocht. Wel af en toe vliegen, maar gelukkig niet heel ver.

Het eerste bezoek op locatie duurde een kleine week waarin circa 16 interviews werden afgenomen. Na elke dag hard werken konden we ‘s avonds wel genieten van de ondergaande zon, met een biertje in de hand. Hoewel het al oktober was, was het met een graad of 18-20 toch nog prima te doen. En werd het toch te koud, dan gingen we gewoon achter glas zitten. De eerste paar maanden verliep het project voorspoedig en werd een dik maar duidelijk dossier opgebouwd. I.t.t. haar dienstverlening en imago, bleek de organisatie tamelijk onvolwassen op het gebied van de (management)informatievoorziening. Alignment tussen business en IT, het voeren van een duidelijke IT strategie en het hebben van een duidelijke governance, bleken problematisch. Kortom: er was genoeg te doen.

Na de jaarwisseling ging het ‘mis’. De organisatie en haar bestuurders wilden niet inzien dat ingrijpende maatregelen noodzakelijk waren. IT zegt dat we het hardstikke goed doen, uniek zijn en in vergelijking met de markt, veel hebben en weinig uitgeven. Waarom zouden we aan het huidige fundament moeten tornen? Wat vindt IT hier eigenlijk van? Hebben we wel de juiste/voldoende medewerkers betrokken? Is het niet allemaal erg conceptueel? Maar we hebben toch alle data en systemen al?

Om een lang verhaal kort te maken bleek het project op sterven na dood. De RvB had, ingegeven door allerlei operationele informatiesystemen problemen, gedurende het project haar prioriteiten verlegd naar een ander project. Managementwisselingen (benoemingen en pensioneringen) versterkten dit alleen maar. Op het moment dat het project zou worden ‘overgenomen’ door IT en hiermee zijn strategische karakter zou verliezen dat tot op dat moment ten grondslag had gelegen aan de oorspronkelijk verstrekte opdracht, was het enige juiste advies aan de stuurgroep: “wij denken dat het beter is dat het project wordt beëindigd”. Hoewel verrast, men had immers dit advies nimmer zien aankomen, bleek dat de stuurgroep hier verrassend genoeg begrip voor te hebben. Gaandeweg in het project bleek dat de organisatie van heel, heel, heel ver moest komen. Te ver. Men durfde het niet aan. Hoewel officieel het project in de ijskast is gezet, is de kans klein dat ze ooit nog doorgang zal vinden. Dit terwijl de uitgestippelde richting, strategie, wellicht het beste zou zijn dat de organisatie ooit zou overkomen. Maar enfin, je hebt pas gelijk wanneer je opdrachtgevers je dit gunnen en je kunt pas je gelijk halen wanneer de organisatie er ontvankelijk voor is. Wat rest zijn mooie de herinneringen, de foto’s, het plezier en de gave samenwerking met heel veel interessante medewerkers. Het waren fantastische maanden, een mooi leertraject waar het hele team met gepaste trots naar kan terugkijken.

Foto’s:

– Titelfoto: Derek B / CC BY-NC-ND 2.0
– Sunset foto: Gmessian / CC BY-ND 2.0
– Havenfoto: Chuck 624 / CC BY-SA 2.0