De organisatie als stortplaats voor informatietechnologie

Af en toe stuit ik op interessante content op het Internet. Neem nu het initiatief om 10.000 ton afval uit het Estse milieu te verwijderen. Geweldig initiatief waar ik nog niet eerder van had gehoord. Een groep vrijwilligers heeft in het hele land in kaart gebracht waar alle afval illegaal is gestort. Hiervoor is ook een GIS-toepassing ontwikkeld. Om al het afval te verwijderen waren 40.000 vrijwilligers nodig. Om het voor elkaar te krijgen heeft men heel veel sponsors gezocht, tot en met het bedrijfsleven en overheid aan toe. Na een geweldige planning, heeft men alle afval in 5 uur (!) verwijderd. Alle informatie lees je op de projectsite terug. Ook kun je verschillende (uitgebreide) fotorapportages bekijken op Flickr .com en kun je op Youtube allerlei gerelateerde fimpjes bekijken. Op de projectsite staat de volgende:

Ok, leuk om te lezen, Martin, maar wat heb ik er aan? Om te beginnen bedacht ik me dat het voorgaande een metafoor is voor hoe veel organisaties omgaan met informatietechnologie. Kijk eens naar een gemiddelde server ruimte. Hoewel een doorsnee medewerker er niets te zoeken heeft, struikel je vaak over half afgewerkte kabels. Soms liggen oud en nieuw door elkaar. Afgedankte systemen worden lang niet altijd verwijderd, maar vaak uitgezet of wel uit het rack gehaald en vervolgens in een hoekje opgestapeld. Fysieke infrastructuur is 1, software is 2. Vanuit een business drive willen we graag werken met de nieuwste spullen. Wanneer eenmaal bepaalde infrastructuur, hardware, software is gekozen, dient ze te worden onderhouden. Ik loop regelmatig aan tegen een situatie dat er geen onderhoud wordt gepleegd op de in gebruik zijnde infrastructuur. Of, dat dit voor de fysieke systemen nog wel gebeurt (hier zijn afspraken over gemaakt), maar voor de er op draaiende software niet. Op deze manier maak je als organisatie van je informatietechnologie zelf een stortplaats. In mijn vakgebied, besturingsvraagstukken loop ik dus wel eens aan tegen situaties waar de software niet eens meer gesupport wordt (direct continuiteitsrisico). Bovendien loopt de gebruikte functionaliteit enorm achter op hetgeen op dat moment verkrijgbaar is. Ik kan nu een hele verhandeling beginnen over het hebben (c.q. ontwikkelen) van een visie en strategie, het documenteren van uw landschap, uw medewerkers opleiden, et cetera, maar zal u dat op dit moment besparen. Het enige dat ik u op dit moment wil meegeven is dat u inzicht moet hebben in de kosten én baten van de door u toegepaste informatietechnologie (ah, ook hier gaat het weer over besturen, beslissingen, verantwoorden en sturen). Kijk dus vooral niet alleen naar de TCO – Total Cost of Ownership (d.w.z. alle kosten van aanschaf, beheer, onderhoud) maar ook naar de TVO – Total Value of Ownership (wat levert u het toepassen van informatietechnologie op, of wat mist u wanneer u het niet toepast).

Hoe kun je nu vaststellen of, en in welke mate uw organisatie een dumpplaats is voor informatietechnologie?  Ik heb de volgende tips:

1. Beschikt u over een accuraat beschreven en actuele enterprise architectuur?
2. Heeft u de mogelijkheid om heel snel een overzicht te krijgen van uw applicatie- en systeemlandschap (een CMDB, van applicatie tot en met software en van hardware tot en met netwerk?
3. Heeft u inzicht in welke spullen u gebruikt van welke leveranciers? Kunt u aantonen of u de laatste versie (firmware, software, patches) van de leverancier gebruikt 9en indien niet u direct kan zien welke versie(s) zijn uitgebracht, maar niet zijn toegepast) ?
4. Kunt u een planning laten zien voor het geplande onderhoud de komende tijd (maanden tot eind van het jaar)
5. Hoe vaak onderzoekt u de status/kwaliteit van de door u toegepaste informatietechnologie? Hoeveel van de optredende problemen met informatietechnologie komen via een dergelijk onderzoek naar voren?
6. Kunt u zelf via een (web)applicatie bovenstaande informatie opvragen?

Tenslotte zullen sommige lezers denken: “gelukkig dat ik mijn informatietechnologie heb uitbesteed”! Bedenk dat er een groot verschil kan bestaan tussen het beeld dat u heeft, al of niet ingefluisterd door uw outsourcing partner, en de werkelijkheid. Hoe lastiger het voor uw outsourcingspartner is om een gedetailleerd, helder en compact overzicht te verschaffen van de door u afgenomen producten en/of diensten en hoe meer er discussie is over speciale eisen/wensen, des te groter de kans dat de verwachting en werkelijkheid ver(der) van elkaar liggen.