Wet- en regelgeving
Onze samenleving is gestoeld op een scheiding tussen wetgevende, uitvoerende en rechterlijke macht (de Trias Politica). Wet- en regelgeving is nodig om ‘samen te leven’. Wet- en regelgeving beschermt ons, burgers en bedrijven, tegen ongelijkheid, onrechtmatigheid, en geeft ons allerlei rechten en plichten waar we ons aan hebben te houden. Wet- en regelgeving moet ook efficiënt en effectief zijn, moet toegevoegde waarde bieden en dient uitvoerbaar te zijn. Voortschrijdend inzicht (ook vanuit de uitvoering en toetsing) en (inter)nationale ontwikkelingen maken dat wet- en regelgeving voortdurend dienen te worden aangepast aan een nieuwe leefsituatie en nieuwe omstandigheden. Maar dit blijkt in de praktijk lang niet zo eenvoudig als we denken …
Uitvoeringsinstanties: silo’s ?
Wanneer we de uitvoerende overheid beschouwen, dan zien we dat deze voornamelijk is georganiseerd als losse entiteiten (silo’s): elke (uitvoerings)instantie heeft z’n eigen processen, procedures, administratieve organisatie, informatiesystemen en ICT. Bovendien zijn uitvoerende overheidsorganisaties ieder voor zich ook als silo georganiseerd. Hierdoor neemt de complexiteit op alle terreinen nogmaals toe: redundantie van onder meer processen, procedures en systemen. Wel is het zo dat op een aantal terreinen de complexiteit wordt teruggebracht doordat overheidsorganisaties samenwerking meer en meer gebruikmaken van zogenaamde shared services. Dit manifesteert zich vooral ten aanzien van ondersteunende Human Resources, Finance en ICT-processen. Standaardisatie en generalisatie houden in dat dergelijke services aanzienlijk efficiënter én met een hogere kwaliteit worden geleverd.
Wanneer we echter de primaire processen van deze overheidsorganisaties beschouwen, oftewel de bediening van de burger en het bedrijfsleven, dan zien we dat hier de silo-architectuur nog fier overeind staat. Dit houdt in dat waar wet- en regelgeving wijzigt of wordt geïntroduceerd , deze organisaties voor een steeds lastigere taak staan om alle hierdoor geraakte processen, procedures, informatievoorziening en -systemen te onderhouden. Hoe meer er sprake is van interne silo’s, des te groter de problematiek. Het beheer en onderhoud wordt steeds lastiger, duurder en de doorlooptijd neemt als maar toe. Als antwoord op het voorgaande heeft, mede ingegeven op haar jarenlange ervaring in de publieke sector, Ordina het Overheid 3.0 concept ontwikkeld.
Overheid 3.0
Het concept overheid 3.0 hanteert vijf perspectieven:
- Hoe bedien ik mijn klant?
Stem, loketfunctie, formulierenstroom en werkprocessen beter af op de betreffende doelgroepen - Hoe benut en beheer ik mijn kennis?
Leg kennis expliciet en onderhoudbaar vast, leidt medewerkers op in de nieuwe, flexibele, werkwijze - Hoe bestuur ik mijn organisatie?
Zorg voor een betere aansluiting van de organisatiebesturing op de nieuwe inrichting, processen en klantbediening - Hoe benut en behoud ik mijn talent?
Voer medewerkers in in het nieuwe werken, klantbediening en kennisborging - Hoe richt ik mijn informatievoorziening in?
Verbeter de informatievoorziening in lijn met de nieuwe besturing en klantbediening
Om succesvol te zijn dient een organisatie perspectieven integraal, dat wil zeggen in samenhang, op te pakken.
Het onderliggende concept
Het fundamentele concept onder Overheid 3.0 behelst het loskoppelen van proces en kennis. Traditioneel zijn we gewend om informatiesystemen ‘hardcoded’ te implementeren gebaseerd op de processen die ze faciliteren. Hoe meer processen des groter de informatiesystemen worden, immers, het aantal specifieke situaties, uitzonderingen, formulieren, en andere componenten neemt haast progressief toe. Door nu de kennis, waartoe we beslissingsregels, taxomieëen, en kennismodellen rekenen, los te koppelen van de processen waarin ze worden toegepast, creëren we een nieuwe generatie van informatiesystemen.
De voordelen van het concept achter overheid 3.0 zijn eminent. De belangrijkste voordelen voor uitvoeringsinstanties zijn:
(a) veel sneller wet- en regelgeving wijzigingen door te voeren in hun processen, procedures, informatievoorziening en -systemen
(b) de onderliggende informatiesystemen zijn aanzienlijk simpeler van opzet en structuur en bieden een hogere kwaliteit (minder foutgevoelig)
(c) de kosten van de primare processen, inclusief ICT, zijn aanzienlijk lager (minder ambtenaren nodig, minder ICT nodig)
(d) het is mogelijk om vooraf een uitvoeringscheck te doen op basis van de vastgelegde kennis en processen
(e) de managementinformatie (MI) waarmee de uitvoeringsinstantie verantwoordt en bestuurt kan eveneens veel eenvoudiger worden gegenereerd
Het concept kent geen reële nadelen. Een investering in het concept betaalt zich in zeer korte tijd terg. Evenwel is de belangrijkste hobbel die een organisatie moet nemen om te breken met het traditionele ‘automatiseringsconcept’ waarin hard-coded informatiesystemen worden ontwikkeld. In plaats hiervan is het cruciaal om kennis flexibel, onderhoudbaar, vast te leggen, onafhankelijk van de processen, onder het motto: ontkoppel de ‘know’ van de ‘flow’.
En als ik geen overheid(sinstantie) ben?
Uiteraard is het concept niet beperkt tot uitvoeringsinstanties of de overheid. Elke kennisintensieve organisatie, organisaties waar veel en veel wijzigende kennis noodzakelijk is in primaire en ondersteunende processen, heeft baat bij het concept van het lostrekken van kennis en proces. De hierboven genoemde voordelen zijn ook hier van toepassing.
Wanneer je naar aanleiding van deze post geïnteresseerd bent geraakt in Overheid 3.0 en/of het onderliggende concept, kun je meer lezen op www.ordina.nl.
Martin Misseyer (1964) is als CIO werkzaam bij Ordina. Zie de pagina 'Over Martin ...' Alle onderwerpen en commentaren van zijn hand zijn op persoonlijke titel gemaakt.